書類の断捨離 書類をPDF化してMacで統合する方法の巻

iPad Air2を予約して来週の今頃にはものが一つ増える計算になる。ミニマリストを名乗るからには、物が増えるなら物を減らしたい。

ファイリングしてある書類をPDF化してしまえば捨てられそうだ。

残してたから重要書類ではあるが、見ることは1年に1回もないし、なくしても生活に困るものではなかったので捨てることにした。

今回はスキャナとMacOSのプレビューを利用したPDF統合を紹介します。

非常に簡単なので是非試してみてください。

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書類をPDF化して身軽になる

書類は2種類に分類できると思います。

  1. 書類そのものが効力を発揮するもの
  2. 書類の情報に価値があるもの

書類が効力を発揮するものとは、各種保険証書や不動産登記簿です。これらのデータ化は当然避けるべきですね。もし保険証書が多かったりする場合は書類の断捨離と並行して保険の見直しをしてみてください。

最悪保険番号だけ控えていれば証書を要求されることはまずないですが、お金のやり取りが発生するので俺は残してあります。

今回断捨離する書類は2の情報に価値が有る書類です。

会員制サービスのユーザーIDやログインパスワードが記載された書類がこれに当てはまります。ネットやプロバイダからの書類が代表ですね。

パスワードとかに価値はありますが、その情報さえPDFにしておけばその書類に価値はなくなります。

また、バックアップを取ってあるという安心感から捨てることへの抵抗を減らす効果もあります。

 

スキャナーでPDF化

f:id:mukyoyo_na_k:20141018140358j:plainウチのスキャナプリンタ。インクが切れたら廃棄

お手持ちのスキャナで拡張式をPDFにして取り込んでください。

書類ですから解像度はほどほどに。10枚にもなると結構な容量になります。

これはやろうと思えばコンビニのコピー機でも可能ですが、1枚30円とか取られるので枚数が多い人には不向きです。

逆にある程度断捨離できた人は、コンビニのコピーを活用するのもアリかもしれません。

プレビューでPDFを統合 Mac OX 10.6以降

Appleサポートにもやり方が書いてありますが、解読に時間がかかります^^;

 

リンク

Mac OS X v10.6:プレビューを使って PDF 書類を結合する方法

 

ですので、俺なりに翻訳しました。

  1. トップに表示したいPDFファイルを開く
  2. 一番上のメニューバーから「表示」→「サムネール」をクリック
  3. サイドに現れたサムネール枠内に他のPDFファイルをドラック&ドロップ
  4. 以上

簡単ですよね。

サムネ内のアイコンでページが入れ替えられます。

ファイルは自動的にトップのPDFに保存されるので、保存忘れもなくて安心ですね。

ですが、この方法は多量のPDFや、複数ページのパンフレットや契約書にはあまり向いていません。

もし、膨大な量の書類を整理したいのでしたら、自炊で使われるドキュメントスキャナを利用したほうが時間も大幅に短縮できます。1台持っていれば書籍も電子化できますので、断捨離も一気に加速しそうです。

 

Amazon

 

俺は600ページ以上ある「週4時間だけ働く」を自炊スペースで電子化しましたが、作業そのものは裁断含めて10分でおわりました。専用スキャナの威力をそこで体感しましたね。

まとめ

大切な書類はお手元に、とメーカーさんは言いますが人生で何回使用したことがありますか?無印の書類立ては500円もします。使わない紙のためにお金と場所を使わず、部屋をすっきり片付けましょう。